تمتد المدة بين توقيع عقد البن الأخضر ووصول القهوة إلى مستودع المشتري في الخليج إلى ما هو أبعد من الرحلة البحرية نفسها. فهي تشمل عادةً التجهيز والتعبئة في بلد المنشأ، واعتماد عينة ما قبل الشحن، وإعداد مستندات التصدير، وحجز مساحة على السفينة، ثم رحلة قد تتضمن إعادة الشحن في ميناء محوري إقليمي، وأخيراً التخليص الجمركي عند الوصول. وعندما تضيق المساحة على السفن قد تُرحَّل الحاوية إلى رحلة لاحقة دون إشعار يُذكر، فيتأخر وصولها أياماً أو أسابيع.
يمكن لأطلس المساعدة في تخطيط الطلبية انطلاقاً من التاريخ الذي تحتاج فيه المحمصة إلى المخزون، وتأكيد الحجز والسفينة المخططة وأي ميناء لإعادة الشحن مع المشتري قبل مغادرة القهوة بلد المنشأ. وننصح المشترين بتقديم طلبيتهم التالية قبل انخفاض المخزون الحالي بوقت كافٍ، والاحتفاظ دائماً بمخزون احتياطي من البن الأخضر، وعدم ربط إطلاق خلطة جديدة أو حملة موسمية بشحنة واحدة. تبقى المواعيد النهائية خاضعة لجداول خطوط الشحن وعمليات الموانئ.